案件別のコミュニケーション管理がもたらす効率化

――貴社について教えてください。

中島さん：スキャンウェルロジスティクスは、1981年香港での設立以来、中国11支店・アジア29支店・アメリカ、カナダ9支店、ヨーロッパ9支店に拠点を置いています。
日本法人は2008年に設立され、あらゆる業種の法人様へ国際輸送を提供しています。

――Beyond TheBook(以下、BB)導入のきっかけを教えてください。

中島さん：連絡頻度の高いお客様との間で専用のチャットツールを導入しようという話があったのがきっかけです。ほかのツールも候補に挙がっていましたが、BBにはチャット以外の貿易特化機能がついていたこともあり、トライアルを経て導入に踏み切りました。 お取引が月に1度程度といった連絡頻度の低いお客様は逆に導入負担がかかる可能性もあると考え、現在は連絡頻度の高いお客様のみとBBを活用したお取引をしています。

――実際に使い始めていかがですか。

中島さん：BBには案件ごとにコメント機能があり、メッセージ以外にもドキュメントファイルを送信することが可能で、案件に関わる全員のメッセージとドキュメントを同じ画面で時系列順に確認できる点がとても便利です。
また、お客様の複数取扱案件を一案件ごとにコメント機能があるので書類の修正等が発生した場合でもコメント画面上でやり取りを行っています。以前稀に発生していた書類のバージョンや最新内容を二重確認せずにお客様との間で都度共通認識を持つことができます。案件情報と関連書類を一か所に集約したことで社内外の連携がよりスムーズになりました。

――コメント機能以外のご使用状況はいかがですか。

中島さん：貿易に関わる法人はインボイスや輸出入許可書など様々な書類が必要なため、書類の管理は避けることができない業態です。 B/Lなどを含む保管義務のある書類はBB上に専用キャビネットが用意されており、案件ごとにファイルを保存することができる上、保存内容の一部はお客様とも共有できます。 実際に使用したファイルをこちらに保存することで各書類の内容について社内外全員の認識が合った状態で案件を完了させることができています。

――お客様との連携に変化はありましたか。

中島さん：お客様と連絡のスピードが上がり、連携しやすくなったと感じています。
メールの場合は立て続けにこちらから送信することや、前のメールへの返信が来ないうちに追加の確認依頼をしなければならない時などに二の足を踏んでしまうこともあったため、ある程度時間を置いてまとめてから送信していることもありました。
BBのコメント機能を使い始めてからは、確認が必要になったタイミングで回数を増やして連絡することができるようになり、問い合わせ内容に合わせた個別のメールタイトルも不要になりました。
結果、以前よりも情報共有がタイムリーになったと思います。

――社内の連携はどうでしょうか。

中島さん：弊社自身の事務的な作業にかかる時間的及び精神負担の両面が軽減できたと実感しています。やり取りをコメント機能に集約することで、他のチームメンバーからの返信状況も一覧でき、情報共有も簡素化されました。

――最後に、BBの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

中島さん：BBの導入により当社とお客様の双方にメリットがあるのがいいですね。
弊社自身の事務的な作業に掛かる時間的及び精神負担の両面を軽減していることを実感しています。同時に荷主であるお客様の書類管理作業などの負担軽減にも繋がっています。
今後も当社に対するコミュニケーションのハードルを下げていただくことでより一層固い信頼関係構築を実現できると感じております。
フォワーディング業務はあらゆる関係各所と迅速で密な連携が比較的要求される場面が多いため、BBを通じて更なる業務効率化を遂行できることを期待しています。